Aktenstapel und Papierchaos sind in vielen Büros Alltag. Doch immer mehr KMU schwenken um, digitalisieren ihre Rechnungen und Akten und verbannen so Papierberge aus ihren Betrieben. Herrschte im vergangenen Jahrzehnt noch eine auffällig große Digitalisierungslücke im Mittelstand, stellt ein großer Teil der Unternehmen nun auf das Digital Office um.
Arbeitsmodelle wie Mobile Work und Home Office sind in der Corona-Krise besonders gefragt. Diese neue Art des Arbeitens erfordert jedoch eine stärkere Integration digitaler Prozesse in den Arbeitsalltag. Beliebt sind daher Programme aus dem Bereich Enterprise Content Management (ECM). Damit können Unternehmen ihre Dokumente wie etwa Rechnungen und Verträge vollumfänglich digital strukturieren. Mittelständler können so ihre Effizienz steigern und Kosten einsparen.
Effizienz und Workflow verbessern
Laut einer aktuellen Erhebung des Branchenverbands Bitkom arbeitet jedes dritte Unternehmen in Deutschland mittlerweile weitestgehend papierlos. Vor allem größere Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind bei der Papiervermeidung vorne dabei. Doch das Thema ist bei weitem nicht nur für Großkonzerne relevant. KMU sollten sich ebenfalls anschauen, welche Vorteile ihnen das Digital Office bringt:
- Effizienteres Zeitmanagement: Mitarbeiter müssen keine Papierstapel mehr durchsuchen, sondern haben schnellen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen. Abteilungen arbeiten so produktiver zusammen.
- Mobilität: Ortsunabhängiges Arbeiten bleibt auch nach der Corona-Krise im Trend. Mit digitalen Lösungen haben alle Kollegen immer Zugriff auf relevante Dateien – ganz egal wo sie gerade sind.
- Verbesserter Workflow: Viele manuelle Arbeitsschritte und Geschäftsprozesse werden in digitalen Programmen zusammengefasst, optimiert und automatisiert. Das spart Zeit als auch Personalkosten und reduziert die Fehlerquote.
- Nachhaltigkeit: Digitale Büros brauchen weniger Papier. Das schont den Ressourcen- und Energieverbrauch und verringert die CO₂-Emissionen des Unternehmens.
Programme nach eigenen Bedürfnissen ausrichten
Den vielen Vorteilen steht jedoch auch ein nicht unbedeutender Nachteil gegenüber: Die Kosten für die Einführung eines papierlosen Büros. Mittelständler, die ein Digital Office aufbauen wollen, müssen anfangs in Programme und neue Technologien investieren. Zu diesen Investitionen gehört insbesondere die Anschaffung geeigneter ECM-Software. KMU sollten sich vorher überlegen, welche Leistungen sie brauchen. Denn neben der Archivierung von Dokumenten können Programme auch die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten digitalisieren sowie Geschäftsprozesse oder Teile der Buchhaltung automatisieren. Die digitale Infrastruktur sollte daher auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein.
Cloud-Lösungen für den Mittelstand
Mittelständler, die noch nicht den großen Sprung wagen wollen, können auch erste Erfahrungen mit cloudbasierter Software sammeln: Unternehmen zahlen dann nur das, was sie wirklich brauchen. Speicherplatz, Prozessorleistung, Arbeitsspeicher und Software werden je nach Bedarf hinzu- und wieder abbestellt. Bezahlt werden die Leistungen in der Regel durch ein monatliches oder jährliches Abonnement. Investitionen in neue Technik bleiben so überschaubar. Mittelständler, die ihre digitale Infrastruktur auf Cloud-Systeme umschalten, müssen sich auch nicht um die Wartung und Fehlerbehebung der eigenen Systeme kümmern. Gerade kleinere Unternehmen, die kein großes Budget für eigene IT-Fachkräfte haben, können so Geld sparen.
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Hier schreiben die Kapitalmarktexperten der Quirin Privatbank über die deutsche Wirtschaft und alles, was den heimischen Mittelstand bewegt. Das erfahrene Team der Quirin Privatbank hat die Entwicklungen rund um die Mittelstandsfinanzierung immer im Blick und zeigt auf, welche alternativen Finanzierungsformen für KMU interessant sind.